僕はどちらかというとExcel派なんですが、会社で仕事をしているとどうしてもWordを使う機会があります。
ほとんどの場合、フォーマットが決まっていてテンプレートとして登録されてたりするんですが、すべてのページにドキュメントのタイトルが入っていたり改訂日が入っていたりするんですね。
つまり複数のページにや複数個所に同じ文言や日付が入っているってことなんですが、テンプレートによっては全部を手作業で直さないといけないようなものがあったり。。。
これってめんどくさいですよね。それを解消するための方法を3つほど紹介したいと思います。
※紹介する例がOffice2010と古くて申し訳ないですが参考になればと思います。
ヘッダーを使って同時に更新！
もし、必ずページの最初に改訂日のように毎回更新しないといけないような内容がある場合には思い切ってヘッダーに移動させましょう。
たとえば上の画像のような場合になりますが、ワードの［挿入］［ヘッダー］［ヘッダーの編集］と進むとヘッダーの編集を行うことができます。
このヘッダーの中に初版日や改訂日、文書名を入れてしまえば、すべてのページにその内容が反映されるのでもっとも簡単にできるのではないかと思います。
タイトル行を使って同時に更新！
次はタイトル行を使う方法ですが、一つだけ条件があります。
それは一つの表がページをまたがって使用されるということです。
これはページ全体を表にしてしまって、罫線を見えないように消してしまえば解決できます。
またこの方法を使えば、表が思っていたよりも大きくなってしまい一ページで収まらない場合にかなり重宝します。
もしや、表が一ページで収まらなかったとき新たに表のタイトルを追加したりしてませんでしたか？
あとから行の追加や削除があった時にまたタイトル行を作り直したり・・・
これを使えばその必要もなくなりますよ！
たとえば上の画像のような場合（テンプレートが貧祖ですいません。）
このようなテンプレートで一番上の行を全ページに表示したいとした場合、その行を選択し［レイアウト］［タイトル行の繰り返し］を選択します。
このようにすることで、表が続く限りその行がページの最上部に表示されるようになります。
ブックマークと相互参照を使って同時に更新
最後に紹介する方法はもっとも汎用性がたかくどこでも使えるので、少しめんどくさいですがぜひ活用してくださいね。
たとえば、上の画像のように2か所に同じ文字が入るような場合、もし文書名が変わってしまうとどちらも修正しなければならなくなりますよね。そのような場合、次の方法で2か所をあわせて修正する方法があります。
まず、大元になる文字を選択します。このとき改行部分まで選択しないように気を付けてください。
その状態で、［挿入］タブから「ブックマーク」を選択します。
次にブックマークの画面でブックマーク名を入力して（ここでは文書名としました）追加をクリックします。
次に同じ文字を挿入したい場所にカーソルを合わせて［挿入］タブから「相互参照」を選択します。
相互参照の画面が出ますので、参照する項目をブックマークに合わせ、その中から先ほど登録した「文書名」を選択し最後に「挿入」をクリックします。
すると
そうなんです。元の書式まで引き継いでしまうんです。。。
こういった場合は書式を修正してください。
最後に文字を修正する場合ですが、大元の文字を修正後「Ctrl+A」ですべてを選択して右クリックをすると「フィールド更新」と出ますので、これをクリックすると大元以外の文字も大元と同じ文字に変換されます。
この場合は書式は引き継がれないので、書式の修正は不要になりますよ。
まとめ
今回は「同じ文字を複数個所」で表示する方法を3つ紹介しましたが、とくに最後の「ブックマーク+相互参照」の方法はページ上部に表示しているものから文章中のものまでいろいろな場面で使えますし、一度やってしまえば修正しわすれなんてこともなくなりますのでぜひ活用してみてください。
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